Byggfakta logo - RGB-2

 

1. Den kompletta guiden om anbud

När statliga och kommunala myndigheter och bolag ska utföra byggnadsarbeten kommer de på något sätt att genomföra en upphandling. Det innebär att den upphandlande organisationen eller företaget erbjuder entreprenaden för arbetet, så att intresserade företag kan lämna anbud på uppdraget. 

Det företag som erbjuder det bästa priset eller det mest fördelaktiga budet vinner kontraktet med byggherren. På så sätt bidrar anbuden till att alla företag har samma möjligheter att få bygga offentligt finansierade bygg- och anläggningsprojekt. Genom offentliga upphandlingar säkerställer uppdragsgivaren också en konkurrenskraftig prissättning för entreprenaden. 

I den här guiden kan du läsa mer om anbud, vilka olika upphandlingsformer som finns och hur du som företag i byggbranschen kan arbeta strategiskt med anbud.

 

2. Vad är ett anbud?

Ett anbud är ett erbjudande från en part till en annan om att få ingå ett affärsavtal. När offentliga organisationer ska utföra byggnadsarbeten gör de en upphandling av entreprenaden, så att intresserade företag kan lämna pris på uppdraget.

Anbudet, som är skriftligt, ska innehålla ett preciserat innehåll. Beställaren vill att du som anbudsgivare dokumenterar hur du tekniskt och ekonomiskt tänkt lösa uppdraget.

Du kan till exempel behöva förklara att ditt företag har kapacitet att hantera uppgiften, har erfarenhet av liknande projekt eller att du lever upp till specifika miljökrav.

Ett anbud är bindande tills det att tidsfristen gått ut för att minska risken för att känslig information läcker ut till andra leverantörer. Som budgivare vet man därför oftast inte hur många som är med och räknar på upphandlingen.

Grundprincipen vid offentliga upphandlingar är att det företag som erbjuder det lägsta priset vinner kontraktet med byggherren.

 

3. Vad är LOU?

När offentlig sektor köper varor, tjänster eller byggentreprenader sker det genom en offentlig upphandling. Den offentliga upphandlingen regleras av Lagen om offentlig upphandling, LOU, som tillkommit för att främja en rättvis och transparent konkurrens, undvika korruption och säkerställa att skattepengar används på bästa möjliga sätt. Statliga och kommunala myndigheter samt flertalet kommunala och vissa statliga bolag om fattas av lagen.

 

Om det totala ordervärdet för en vara, tjänst eller byggentreprenad överstiger gällande EU-tröskel, omfattas processen av lagen om offentlig upphandling. Det innebär bland annat att uppdraget ska lämnas i ett EU-anbud, så att alla företag inom EU kan lägga bud på uppdraget.

De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem principer: Icke-diskriminering, lika-behandling, proportionalitet, öppenhet (transparensprincipen) och ömsesidigt erkännande, som innebär att intyg och certifikat ska gälla i alla EU- och ESS-länder.

 

4. Vilka ska följa lagen om offentlig upphandling?

De flesta organisationer och företag med anknytning till den offentliga sektorn omfattas av lagen om offentlig upphandling när de erbjuder entreprenader för byggarbeten. Man skiljer på olika typer av uppdragsgivare som ska följa upphandlingslagens regler.

 

 

 

Upphandlande myndigheter är: 
- Statliga och kommunala myndigheter

- Offentligt styrda organ, till exempel bolag, föreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse och där staten, en kommun, en region eller en annan upphandlande myndighet till största delen finansierar eller kontrollerar verksamheten.

 

- Sammanslutningar av en eller flera myndigheter eller organ

- Enligt LOU är en inköpscentral en upphandlande myndighet som tillhandahåller en centraliserad inköpsverksamhet, till exempel genom att tilldela kontrakt eller ramavtal för byggentreprenader som är avsedda för upphandlande myndighet eller enheter.

 

5. Vad är en upphandling?

Offentlig sektor måste alltid upphandla innan de kan handla. Processen, som är reglerad bland annat via lagen om offentlig upphandling,  innebär att en beställare erbjuder och utannonserar till exempel en entreprenader för bygg- eller anläggningsarbeten och som företag kan lämna anbud på.

Vid anbudsförfrågan uppmanas flera företag att lämna ett bindande anbud på uppdraget. Om du som leverantör vill delta i en anbudsprocess så är det viktigt att sätta sig in i anbudsmaterialet, 

även kallat förfrågningsunderlag eller upphandlingsdokument, som beställaren gått ut med. I anbudsmaterialet hittar du uppgifter om vilka krav ditt företag måste leva upp till.

Du hittar även en fördjupad beskrivning av uppdraget, så att du är utrustad med all nödvändig information för att ge ett bra och realistiskt erbjudande.

Det övergripande syftet för beställaren med att genomföra en upphandling är att säkerställa bästa möjliga lösning till bästa möjliga pris.

Vinnaren av en upphandling utses utifrån förutbestämda kriterier, som antingen baseras på det bästa priset eller det mest fördelaktiga budet.

01

Hur många upphandlingar görs det varje år?

Varje år upphandlar offentlig sektor tjänster, produkter och entreprenader till ett värde av närmare 800 miljarder kronor. 2021 genomfördes totalt cirka 18 000 offentliga upphandlingar. Det finns med andra ord stora chanser att göra lönsamma affärer för de företag som är aktiva anbudslämnare. Landets kommuner annonserar flest upphandlingar. Trafikverket är däremot den statliga myndighet som står för flest offentliga upphandlingar varje år.

Anläggningsarbete är den kategori som upphandlas mest. 2020 annonserades 6 612 upphandlingar inom CPV-huvudgrupp 45 (Anläggningsarbete). Det är drygt en tredjedel av alla annonserade upphandlingar.

Antalet inlämnade anbud per upphandling har minskat de senaste åren och varierar mellan olika branscher. 2020 var det i genomsnitt 4,9 anbudsgivare per upphandling. I de flesta upphandlingar (9 av 10) tillämpas LOU och nära hälften av upphandlingarna är direktivstyrda och flest upphandlingar genomförs med förenklat förfarande.

02

Hur genomför en offentlig beställare en upphandling?

En upphandlingsprocess består av många olika steg, från planering till tilldelning av kontrakt. En upphandlande myndighet eller enhet som har behov av att hitta en samarbetspartner inleder processen med en behovsanalys. Sedan planeras upphandlingen, kontraktets värde räknas fram och ett förfrågningsunderlag förbereds. Förfrågningsunderlaget är de handlingar och dokument som anbudslämnarna får som underlag för att kunna lämna ett anbud. Förfrågningsunderlaget består av krav på leverantören, tekniska specifikationer, utvärderingsgrunder och eventuella andra villkor. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är tydligt och komplett så att det inte finns risk för missförstånd. Det är upphandlaren som styr vad som skall ingå i anbudet. En offentlig upphandling ska i princip alltid annonseras ut. Den upphandlande myndigheten ska i samband med detta ange hur, var och när anbudet ska lämnas in.

Anbud omfattas av absolut sekretess. Det får inte finnas risk att de känslig information om anbuden läcker ut. Vid anbudsutvärderingen granskas anbudsgivarna utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget avseende ekonomisk ställning, teknisk kompetens och yrkesmässig erfarenhet. Leverantörer kan uteslutas om myndigheten upptäcker att de gjort sig skyldiga till brott eller är försatta i konkurs.

Det finns i vissa situationer också en skyldighet att förkasta ett anbud som är onormalt lågt enligt LOU. De ”godkända” anbuden jämförs sedan på punkt efter punkt. Den leverantör som lämnat det anbud som har lägst pris eller är mest fördelaktigt tilldelas kontraktet. Tilldelningsbeslutet, eller underrättelse om beslut som det formellt heter, ska ske snarast och skriftligen till de leverantörer som tilldelas kontraktet, men även de andra anbudsgivare som deltagit i upphandlingen ska få ta del av beslutet.

6. Hur skriver man ett anbud – vad ska finnas med?

Att vara noggrann, följa instruktionerna och svara på frågorna är a och o när du skriver ett anbud. Här följer en checklista på vad du bör ha koll på.

• Läs igenom förfrågningsunderlaget noggrant och se till att du verkligen förstår innehållet.

• Det ska tydligt framgå att ditt anbud uppfyller alla krav som den upphandlande myndigheten ställer.

Svara korrekt och komplett på frågorna redan från början, då det kan vara svårt att komplettera eller rätta felaktigheter i efterhand.

• I offentliga upphandlingar är det lagt bud som gäller så lämna rätt och relevant pris redan från början.

• Dubbelkolla din ansökan innan du skickar in den så att alla uppgifter stämmer, att obligatoriska handlingar är bifogade och dokument undertecknade.

 

7. Vilka olika upphandlingsförfaranden finns det?

Det finns flera olika sätt att upphandla en entreprenad enligt LOU. Det är den upphandlande myndigheten som väljer förfarande, det vill säga med vilken systematik och struktur en offentlig upphandling ska göras.

Vilket förfarande en upphandlande myndighet väljer beror på faktorer som avtalets värde och vilken typ av tjänst som ska upphandlas. Det finns flera olika upphandlingsförfaranden att välja mellan vid upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden.

                   favicon

Läs mer om varje förfarande nedan

smart pil Öppet förfarande

smart pil Konkurrenspräglad
dialog

smart pil Projekttävling

 

smart pil Selektivt förfarande

smart pil Förhandlat förfarande med föregående annonsering

smart pil Innovationsupphandling

A. Öppet förfarande

Upphandlingen ska annonseras och alla leverantörer som vill får lämna anbud.

B. Selektivt förfarande

Upphandlingen, som sker i två steg, ska annonseras ut och alla leverantörer som vill får ansöka om att delta. Den upphandlande myndigheten bjuder sedan in de leverantörer som uppfyller vissa angivna krav att lämna anbud. Skillnaden jämfört med det öppna förfarandet är att upphandlingsenheten i det selektiva förfarandet kan begränsa antalet anbudsgivare som får lämna anbud. Beställaren kan avgränsa anbudsfältet antingen genom en förkvalificering eller genom att direkt kontakta de företag som de vill ska delta i anbudsfasen.

C. Förhandlat förfarande med föregående annonsering

Alla leverantörer som önskar kan ansöka om att få delta i upphandlingen genom att lämna uppgifter till den upphandlande myndigheten. Sedan bjuds leverantörer in att lämna anbud. Anbuden ligger sedan till grund för förhandlingar.

D. Konkurrenspräglad dialog

Leverantörer kan ansöka om att få delta i denna form av upphandling, som främst är tänkt att tillämpas vid komplexa upphandlingar och om den upphandlande myndigheten exempelvis har svårt att identifiera sina behov eller precisera tekniska specifikationer och innovativa lösningar. Individuell dialog mellan beställaren och leverantören genomförs innan anbuden lämnas in och utvärderas.

E. Innovationsupphandling

Formen används av offentliga myndigheter och organisationer  för att driva fram innovationer. I praktiken innebär denna typ av upphandlingar att myndigheten i förväg handlar upp okända lösningar på uppkomna problem. Det offentliga kan på så sätt ta hjälp av näringslivets innovationskraft för att skapa utveckling.

F. Projekttävling

Projekttävling är ett vanligt sätt att välja arkitekt i ett projekt. Efter en avslutad tävling har den upphandlande myndigheten rätt att förhandla med den aktör som lämnat in det vinnande förslaget om fortsatt uppdrag under förutsättning att det anges i annonsen till projekttävlingen.

smart_phone
grouped-image-left

Vad är det för skillnad på förenklat
och förhandlat förfarande?

Ett förenklat förfarande innebär att en upphandling genomförs i ett steg. Alla leverantörer som vill har rätt att delta och lämna anbud.

Vid ett förenklat förfarande ska den upphandlande myndigheten begära anbud genom annonsering för att möjliggöra effektiv konkurrens. Förenklat förfarande kan tillämpas för de offentliga upphandlingar som har ett totalt beräknat kontraktsvärde som understiger EU:s tröskelvärde.

Förhandlat förfarande är ett förfarande som används om föremålet för upphandlingen överstiger tröskelvärdena och där den upphandlande myndigheten inbjuder utvalda leverantörer att förhandla om förbättringar i deras anbud. Det finns dessutom två olika typer av förhandlade förfaranden: med respektive utan annonsering.

 

grouped-image-left

Vad är det för skillnad på tröskelvärde
och direktupphandlingsgräns?

Det finns två olika värden som en upphandlande myndighet måste förhålla sig till, nämligen tröskelvärde och direktupphandlingsgräns. Tröskelvärdet är den beloppsgräns som avgör om en upphandling ska följa de direktivstyrda förfarandena över tröskelvärdena eller de nationella förfarandena under tröskelvärdena.

För en statlig myndighet som ska upphandla byggentreprenader är tröskelvärdet satt till 55,9 miljoner kronor. Vid en sådan stor upphandling är det EU:s regler som gäller. Det är den Europeiska kommissionen som beslutar om tröskelvärdena. Om värdet av upphandlingen är max 55 miljoner kronor är det nationella regler som tillämpas. Upphandlingar över tröskelvärdena ska annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily (TED). En annons får i regel inte offentliggöras på nationell nivå innan den har offentliggjorts i TED.

Direktupphandlingsgräns är det värde som styr om en upphandling kan ske utan annonsering. För upphandlingar som genomförs enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) och som avser varor och tjänster samt byggentreprenader är direktupphandlingsgränsen 700 000 kronor oavsett vilken organisation det är som genomför upphandlingen.

8. Vad är en direktupphandling?

En direktupphandling är ett upphandlingsförfarande som ger den upphandlande myndigheten eller enheten stor frihet kring hur upphandlingen ska genomföras.

Det finns inte något krav på annonsering. Det finns heller inga bestämmelser om till exempel konkurrensutsättning, tidsfrister och liknande.

Direktupphandlingar kan användas för nationella upphandlingsförfaranden under tröskelvärdena.

Gränsen för direktupphandling enligt LOU är 700 000 kronor, och varans, tjänstens eller entreprenadens värde får inte överstiga den summan.

Direktupphandling brukar exempelvis användas vid brådskande upphandlingar, till följd av bristande anbudsansökningar, eller vid överprövning.

Om en upphandlande myndighet/enhet köper varor, tjänster eller byggentreprenader, överstigande direktupphandlingsgränsen, från en

leverantör utan att annonsera upphandlingen enligt LOU kan det bli tal om en otillåten direktupphandling.

Ett sådant avtal kan ogiltigförklaras samtidigt som myndigheten riskerar att få betala en upphandlingsskadeavgift.

 

9. Vad är ett ramavtal?

Ett ramavtal är ett villkorat avtal för en eller flera leverantörer som ska tillhandahålla en vara eller tjänst under en bestämd tidsperiod.

Om den upphandlande myndigheten har tecknat ett ramavtal så behöver myndigheten inte gå ut i en ny upphandling 

varje gång den har behov av varan eller tjänsten, utan kan i stället ”avropa” direkt från ramavtalet.

En stor andel av alla upphandlingar som annonseras är just ramavtal eftersom detta är en effektiv avtalsform för myndigheter som kan

förutse återkommande behov. Vid upphandling enligt LOU får ett ramavtal löpa under fyra år.

 

10. Hur kan du arbeta strategiskt med anbud?

Att lämna ett anbud i syfte att vinna ett lukrativt kontrakt kräver en stor insats.

Därför måste du ta dig an arbetet med anbud på ett strategiskt sätt.

Läs mer om hur vi anser att du börja jobba strategiskt med anbud nedan.

Gyb bild 4

Rikta dina resurser

Det är en omfattande och resurskrävande process att leverera bra anbud och att vara kvalificerad för rätt projekt. Det kan därför bli en kostsam börda om man inte vinner uppdragen. Istället för att räkna på alla projekt är det mer lönsamt att välja att fokusera på uppdrag där chansen att vinna är stor.

Din strategi ska innehålla överväganden om var i landet arbetsresurserna ska placeras, vilka uppdrag som ditt företag är bäst på att lösa, inom vilka områden du har starkast referenser, vilken typ av uppdrag du har ambitioner att lösa i framtiden och vad den ekonomiska vinsten bör vara.

Genom att välja vart du ska lägga dina insatser kan du begränsa tiden du lägger ner på att förbereda anbud – och samtidigt öka antalet kontrakt du tilldelas.

Med Byggfaktas verktyg Grow Your Business kan välja och välja bort projekt och affärspartners - och på så sätt matchas ihop med rätt aktörer för just ditt företag och projekt

Läs mer om Grow Your Business
SE_BF_Smart1

Få anbuden i förväg

Byggprojekt kan ligga på ritbordet flera år innan de skickas ut på räkning, och ni kanske har vetskap om ett projekt långt innan upphandlingen annonseras. Det gör att ni som företag kan sätta er ner och planera er tid, era resurser och aktiviteter utifrån de projekt ni vet kommer att annonseras inom en snar framtid.

Det säkerställer inte bara att du ligger steget före i upphandlingsprocessen utan du får även ett underlag för att fatta strategiska beslut om vilka nya marknader ditt företag kan komma in på i framtiden.

Om det till exempel visar sig att det är en nationell högkonjunktur inom renovering av simhallar, så kan ditt företag göra klokt i att bygga upp referenser och kompetens inom renovering av idrottsanläggningar. På så sätt kan du i god tid säkra den grund som ska vinna dina affärsuppdrag inom ett nytt strategiskt affärsområde.

För att ligga i framkant av anbud och offerter krävs att du känner till dem i förväg och det kan Byggfakta SMART hjälpa dig med.

Läs mer om SMART
kaffemoede

Vem ska arbeta strategiskt med offerter och anbud?

Oavsett om du är konsult, entreprenör, hantverkare eller leverantör kan du och ditt företag uppnå stort affärsvärde genom att ha koll på kommande och aktuella anbud.

Därför bör varje företag inom byggbranschen arbeta strategiskt med anbud och offerter genom att proaktivt bevaka kommande projekt på marknaden.

11. Hur får man kännedom om kommande upphandlingar?

Uppdragsgivare som omfattas av lagen om offentlig upphandling har en skyldighet att offentliggöra offentliga upphandlingar så att leverantörer ska få vetskap om dem och kunna lämna anbud.

Annonseringsfasen och dess tidsfrister regleras av Lagen om offentlig upphandling (LOU). Alla upphandlingar, med undantag för direktupphandlingar, annonseras i annonsdatabaser och på myndigheternas egna webbplatser.

Upphandlingar över tröskelvärdena ska som regel annonseras i EU:s gemensamma annonsdatabas Tenders Electronic Daily (TED).

Byggfakta Tender samlar alla anbud i ett intuitivt verktyg som säkerställer att du alltid har koll på alla nya anbud inom ditt arbetsområde.

Du kan få en inblick i de kommande anbuden genom att prata med olika byggherrar om vilka projekt som planeras samt genom att läsa igenom agenda och mötesprotokoll från myndigheter.

Det är en svår uppgift och det kan därför vara en bra investering att teckna tjänster som Byggfakta Tender som ger en samlad överblick över aktuella anbud.

 

12. Övrigt

Tre viktiga tips inför anbudslämning

1. Att lämna anbud är en
betydande investering

Det är en resurskrävande uppgift att arbeta med anbud. För det första tar det många timmar vid skrivbordet att förbereda ett bra och välskrivet anbud och ofta kommer fler i företaget att behöva avsätta tid, läsa anbudsmaterialet och räkna på affärspotentialen.

Trots dina stora investeringar finns det alltid en risk att du inte vinner upphandlingen. Se därför till att använda företagets resurser rätt genom att prioritera upphandlingar där ni har stor chans att vinna.

2. Du måste kunna leverera på referenser och kompetens

När beställaren utvärderar inkomna anbud kontrollerar de till stor del om företaget lever upp till de villkor som anges i anbudsmaterialet. Det här handlar vanligtvis om att visa kunden att du klarar av uppdraget och det gör du mest effektivt genom att visa hur du redan har löst liknande uppgifter.

Du bör därför välja projekt som du re-dan har kompetens och erfarenhet att lösa. Om du vill ge dig ut på nya marknader, där du ännu inte kan visa referensprojekt, bör du arbeta strategiskt, långsiktigt och målmedvetet genom att bygga referenser och expertis inom området.

3. Ligg i framkant

Det kan vara ohanterligt för ett litet byggföretag eller arkitektkontor att räkna på ak-tuella upphandlingar när det alltid finns hus att bygga och byggnader att rita. Därför avsätter inte alla företag inom byggbranschen resurser för anbudshantering.

Men anbuden bör prioriteras eftersom det är avgörande för att få nya uppdrag. Där-för är det bra om du skaffar information om framtida upphandlingar som är relevanta för din verksamhet så att du i god tid kan avsätta nödvändiga resurser.

Se kommande upphandlingar

På Byggfakta skapar vi betydande konkurrensfördelar och värde för våra kunder. Det gör vi bland annat genom att tillhandahålla marknadens vassaste projektinformation – så att du vet vad som rör sig på din marknad. Bland annat får man tillgång till offerter och anbud – långt innan de publiceras och vi har gjort det enkelt för dig att identifiera och följa upp de projekt och aktörer som är viktiga för din verksamhet.

Fyll i formuläret och få en visning av verktyget SMART