Du har just blivit prekvalificerad för ett uppdrag som passar perfekt för era planer, erfarenheter och kompetenser. Du känner genuint att ni är bäst lämpade att genomföra uppdraget. Men hur skriver du ett anbud som är så bra att ni vinner? Det kan du ta reda på här.
Det finns många fallgropar när du ska skriva anbud till upphandlingar och anbudsförfaranden. Särskilt de offentliga upphandlingarna är fyllda med regler och specifika kriterier som kan vara avgörande för vem som i slutändan tilldelas kontraktet. Därför är det helt avgörande för företag inom bygg- och anläggningsbranschen att de känner till spelreglerna för anbudsgivning och har erfarenhet av att skriva bra anbud.
Vinnarna av upphandlingen är nämligen inte nödvändigtvis de med bäst pris eller kvalitet – det kan också vara de som är bäst på att förmedla anbudets pris och kvalitet.
Vi har därför sammanställt en guide som hjälper dig att skriva bra anbud.
Var förberedd
Du kan inte skriva ett bra anbud i blindo. Så enkelt är det. Därför ska du förbereda dig grundligt innan du och resten av anbudsteamet sätter er vid tangenterna.
Det handlar om att förstå den upphandlande myndighetens verksamhet och vad som ligger till grund för upphandlingen. Det kan du bara få insikt i genom att samla in en lång rad uppgifter om organisationen. Du kan börja med det så snart upphandlingen har offentliggjorts och ni har bestämt er för att lämna anbud. Men det är klart en fördel om ni ligger steget före och har följt processen redan innan upphandlingen offentliggjordes.
Det ger en unik inblick i den process som ligger bakom själva upphandlingen, och den inblicken ger dig bättre möjligheter att rikta anbudet efter den upphandlande myndighetens specifika behov.
Var avklarad
Det är också viktigt att alla väsentliga beslut gällande det konkreta anbudet är fattade innan anbudsskrivningen börjar. Ni ska på förhand veta vad det är för ett anbud ni vill lämna, annars riskerar anbudet att framstå som osammanhängande.
Därför ska anbudets pris och beräkningar vara klarlagda, och den lösning ni vill presentera ska vara utvecklad innan ni börjar skriva. Dessutom är det en god idé att på förhand ha kommit överens om hur anbudet konkret utformas. På så sätt får ni ett strömlinjeformat anbud där de olika avsnitten hänger ihop, oavsett vem som har skrivit dem.
Undvik fel
Det kan låta som ett banalt råd, men det är faktiskt ett av de viktigaste. Många bra anbud väljs nämligen bort på grund av fel i anbudsmaterialet. I vissa fall kasseras anbud för att sidnumrering är felaktig eller för att viss information inte presenterats i materialet. Och det är verkligen synd om ni har lagt hundratals timmar på att ta fram ett anbud.
Dessutom ger många småfel och stavfel i anbudsmaterialet ett intryck av att materialet inte är genomarbetat. Därför ska ni se till att avsätta tid för att korrekturläsa materialet, precis som ni ska gå igenom att alla detaljer som krävs i förfrågningsunderlaget finns med.
Visa hur pris och kvalitet hänger ihop
I varje anbud ska du presentera vad din tjänst kostar. Särskilt vid upphandlingar där vinnaren utses utifrån vem som kan presentera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, är det viktigt att tydliggöra sambandet mellan pris och lösningens kvalitet.
Om du i anbudet har avsatt en särskilt stor del av budgeten till lönetimmar, förklara då hur det bidrar till genomförandet av uppdraget och ett bättre slutresultat. Om det är material som tar stora delar av budgeten i anspråk, beskriv då hur materialen bidrar med estetiskt, hållbart eller konstruktionsmässigt värde till projektet.
På så sätt ger du beslutsfattarna optimala förutsättningar att förstå fördelaktigheten i ditt anbud.
Bevisa att ni kan genomföra uppdraget
Om ni inte är ett stort och väletablerat företag i branschen är det absolut inte säkert att den upphandlande myndigheten känner till er sedan tidigare. Därför består en stor del av anbudsskrivningen i att bevisa att ni kan genomföra uppdraget.
Även om ni vid upphandlingar med prekvalificering förmodligen redan har presenterat relevanta referenser, skadar det absolut inte att visa upp dem igen. Referenserna representerar nämligen era kompetenser och är därför ett avgörande element för att övertyga beställaren om att ni är rätt val för att lösa uppdraget. Detsamma gäller det team av medarbetare som ni har tillsatt för att genomföra uppdraget. Deras erfarenheter och kompetenser argumenterar nämligen också för er sak.
Lyft därför företagets referenser och medarbetare när du skriver anbudet, och förklara vilken betydelse era erfarenheter och kompetenser har för det sätt ni vill lösa uppdraget på.
Det är alltså viktigt att bevisa företagets kompetenser. Men det är minst lika viktigt att inte överdriva vad ni kan. Ditt anbud blir nämligen en del av kontraktet, och ni står därmed till svars för anbudets innehåll om ni vinner. Lova därför aldrig mer än ni kan hålla.
Förmedla anbudet enkelt och elegant
Det kan visserligen vara det faktiska anbudet och den egentliga lösningen som är det viktigaste för beställaren när de läser ett anbud. Men om anbudet inte presenteras på ett överskådligt och elegant sätt drar det ner helhetsintrycket. Textens språk och layout har alltså betydelse för det färdiga anbudet, som ska framstå lika professionellt som de lösningar ni erbjuder.
Texten ska först och främst vara så kort och precis som möjligt. Men det kan vara ganska utmanande att beskriva ett avancerat lösningsförslag med få ord, och därför kan det vara klokt att bifoga de mer detaljerade beskrivningarna i en bilaga. Dessutom får texten inte vara fylld med facktermer och svåra ord som gör det till en tung och tråkig uppgift att läsa igenom ditt anbud. Använd därför i möjligaste mån ett klart och lättförståeligt språk när du skriver anbudet.
Det kan också vara en bra idé att låta en grafisk formgivare rusta upp det texttunga Word-dokumentet. Hen kan hjälpa till att ge dokumentet luft och presentera grafer och illustrationer som underbygger de viktigaste poängerna i ert anbud.
Visa mig kommande upphandlingar >>