Ett ramavtal är ett villkorat avtal mellan en upphandlande myndighet och en eller flera leverantörer. Avtalet innebär att leverantören ska tillhandahålla en vara eller tjänst under en bestämd tidsperiod, till på förhand fastställda villkor.
Det som skiljer ett ramavtal från en vanlig upphandling är att myndigheten inte behöver genomföra en ny upphandling varje gång behovet av varan eller tjänsten uppstår. Istället kan myndigheten "avropa" direkt från ramavtalet. Det sparar tid, resurser och administration för alla inblandade parter.
Vid upphandling enligt LOU (lagen om offentlig upphandling) får ett ramavtal löpa under maximalt fyra år. Det innebär att ramavtalen regelbundet förnyas, vilket skapar återkommande möjligheter för företag att konkurrera om nya avtal.
Beroende på hur ramavtalet är utformat finns det två huvudsakliga sätt att göra avrop:
Avrop från ramavtal med en leverantör sker direkt, eftersom villkoren redan är fastställda i avtalet. Myndigheten kontaktar helt enkelt leverantören och lägger sin beställning.
Avrop från ramavtal med flera leverantörer kan ske antingen genom en förnyad konkurrensutsättning eller genom en fastställd rangordning. Vid en förnyad konkurrensutsättning bjuds samtliga leverantörer inom ramavtalet in att lämna anbud på det specifika uppdraget. Vid rangordning kontaktas leverantörerna i en på förhand bestämd ordning.
Oavsett vilken modell som tillämpas är syftet att säkerställa att myndigheten får bästa möjliga villkor vid varje enskilt avrop.
Att bli leverantör på ett ramavtal kan vara mycket värdefullt för ditt företag. Ramavtalet ger dig en privilegierad position, eftersom myndigheten är bunden att använda de leverantörer som finns inom avtalet. Det innebär att du har en direkt kanal till offentliga uppdrag utan att behöva konkurrera med hela marknaden vid varje enskild beställning.
Dessutom ger ramavtalet en viss förutsägbarhet i omsättningen. Även om volymer sällan är garanterade, vet du att det finns ett återkommande behov som sannolikt kommer att generera beställningar under avtalets löptid.
För företag inom bygg- och anläggningsbranschen är ramavtal särskilt intressanta, eftersom kommuner, regioner och statliga myndigheter kontinuerligt upphandlar allt från byggentreprenader och underhållsarbeten till tekniska konsulttjänster.
Att vinna ett ramavtal kräver samma noggrannhet och strategi som vilken annan upphandling som helst. Du måste uppfylla samtliga krav i förfrågningsunderlaget, presentera ett konkurrenskraftigt anbud och tydligt visa att ditt företag har kapaciteten att leverera under hela avtalsperioden.
Se till att du läser igenom förfrågningsunderlaget noggrant och att du verkligen förstår vilka krav som ställs. Det ska tydligt framgå att ditt anbud uppfyller alla obligatoriska krav, och du ska kunna styrka detta med relevanta referenser och dokumentation.
Det är också avgörande att du lämnar rätt pris redan från början. I offentliga upphandlingar är det lämnade anbudet bindande, och det kan vara svårt att komplettera eller korrigera felaktigheter i efterhand.
Eftersom ramavtal har en begränsad löptid på maximalt fyra år innebär det att nya upphandlingar av ramavtal kontinuerligt annonseras. Det skapar regelbundna möjligheter för företag att komma in på nya avtal.
Nyckeln är att ligga steget före. Genom att bevaka vilka ramavtal som närmar sig sitt slutdatum kan du förbereda dig i god tid innan den nya upphandlingen annonseras. Det ger dig ett försprång gentemot konkurrenter som först reagerar när upphandlingen publiceras.
Många företag missar möjligheter på grund av enkla misstag. Här är några av de vanligaste fallgroparna:
Ofullständiga anbud – Se till att alla obligatoriska handlingar är bifogade och att alla frågor är besvarade korrekt och komplett. Ett ofullständigt anbud riskerar att uteslutas direkt.
Felaktig prissättning – Tänk långsiktigt när du prissätter ditt anbud. Ramavtalet kan löpa i upp till fyra år, och en felaktig prissättning kan innebära att du antingen förlorar upphandlingen eller sitter fast i ett olönsamt avtal.
Bristande kapacitet – Lova inte mer än du kan hålla. Ramavtalet ställer krav på att du kan leverera under hela avtalsperioden, och en bristande leveransförmåga kan leda till avtalsbrott och skadade affärsrelationer.
Att vinna ett ramavtal är bara det första steget. För att verkligen dra nytta av avtalet behöver du arbeta aktivt under hela avtalsperioden.
Bygg starka relationer med den upphandlande myndigheten. Även om ramavtal styrs av formella villkor är det mänskliga relationer som gör samarbetet smidigt. Var proaktiv, lyhörd och lösningsorienterad i din kommunikation med beställaren.
Leverera konsekvent hög kvalitet. Din prestation under ett pågående ramavtal påverkar inte bara det aktuella avtalet – den bygger också din trovärdighet inför kommande upphandlingar. En upphandlande myndighet som har goda erfarenheter av din leverans kommer att se positivt på framtida anbud, inom ramen för vad regelverket tillåter.
Dokumentera och utvärdera löpande. Håll koll på vilka avrop som görs, vilka volymer du levererar och hur lönsamheten utvecklas. Det ger dig värdefull data när du ska prissätta och utforma framtida anbud på nya ramavtal.
Förbered dig för nästa ramavtal redan nu. Eftersom ramavtal löper under en begränsad tid bör du redan under det pågående avtalet börja förbereda dig för nästa upphandlingsomgång. Samla referenser, uppdatera din dokumentation och analysera hur du kan förbättra ditt anbud ytterligare.
Offentlig upphandling genomgår en digital transformation, och ramavtal är inget undantag. Allt fler upphandlande myndigheter använder digitala plattformar för att hantera avrop, kommunikation och uppföljning inom sina ramavtal.
För leverantörer innebär detta att det blir allt viktigare att vara digitalt redo. Det handlar om allt från att kunna hantera elektroniska avrop effektivt till att ha tillgång till verktyg som hjälper dig att identifiera och bevaka relevanta ramavtalsupphandlingar.
Att investera i rätt bevakningstjänster och digitala verktyg kan ge dig en betydande konkurrensfördel. Med tidig insikt om vilka ramavtal som är på väg att löpa ut och vilka nya upphandlingar som planeras kan du agera proaktivt och förbereda starkare anbud.
Ramavtal är en central del av den offentliga upphandlingen och representerar en betydande affärsmöjlighet för företag i bygg- och anläggningsbranschen. Genom att förstå hur ramavtal fungerar, förbereda dig noggrant och skriva starka anbud kan du positionera ditt företag som en pålitlig leverantör till offentliga myndigheter.
Vill du ligga steget före och bevaka kommande ramavtalsupphandlingar? Med rätt verktyg och insikter kan du identifiera möjligheter i god tid och öka dina chanser att vinna.